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01 septembre 2008 – 31 août 2009


Pour l’année en cours, les comptes s’arrêtent au 31/08/2008. Ils intègrent les cotisations y compris celles versées au cours de l’été, ainsi que les 2 événements organisés au cours de l’exercice : la Journée de septembre 2008 et le dîner débat de février. 

ÉVOLUTION DU NOMBRE DE MEMBRES 


+ 64% d’adhérents en 5 ans


L’AG 2008 avait validé 2 radiations, sur un total de 143 membres. S’y sont ajoutés en cours d’exercice 19 nouveaux membres, dont 8 JP (membres JP payant un tarif réduit pendant les 2 premières années d’adhésion). 3 démissions pour des raisons d’évolution professionnelle sont à déplorer (Michel Chrétien, Frédéric Mouton, Régis Périer), et l’association a également perdu Matthieu Legros, décédé bien que très jeune. 
EVOLUTION DU NOMBRE DE MEMBRES
Cela porte le total de membres, au 31 août 2008, à 156 membres
Cette progression, de 9% sur l’exercice, correspond à une augmentation de 64% du nombre d’adhérents depuis 5 ans
Les jeunes professionnels représentent maintenant entre 15 et 20% de la totalité des membres : ce chiffre renvoie à ceux qui rejoint l’association sous ce « statut » à leur demande, parce qu’effectivement en début de leur vie professionnelle, et qui bénéficient, pendant 2 années, d’une cotisation réduite de 50%. 
⇒ Cet élargissement témoigne de l’attractivité de l’association, mais pose également question sur son évolution (taille critique) et sa gestion.

Une féminisation progressive de l’association et une pyramide d’âge équilibrée

 
Quelques statistiques issues du fichier des adhérents permettent de constater que seuls 25% de nos membres sont des femmes. 
Toutefois il est intéressant de noter que cette proportion diminue en fonction des classes d’âge concernées.  Chez nos adhérents de moins de 35 ans, 49% sont des femmes, contre 23% pour la tranche d’âge 36 et 45 ans, 13% pour les 46-55 ans et 10% pour les 56-65 ans. Pour les membres de plus de 65 ans, cette part tombe à 5%. 
La structure par âge est quant à elle assez équilibrée comme l’indique le graphique suivant. 
Structure par âge des adhérents de l'AdP

Cotisations et propositions de radiation

 
Toutes années confondues, 96 "années-cotisations" ont été recouvrées, contre 128 l’an dernier ( 86 en 2007, 89 en 2006, 97 en 2005, 89 en 2004). 
Le montant ainsi encaissé est de 25,5 % inférieur à celui de l’an dernier : 7120 € contre 9560 € en 2008. 
Cette baisse dans le recouvrement des cotisations s’explique principalement par la « vacance » du poste de trésorier pendant quelques mois. Il n’y a eu donc que deux vagues de relance cette année contre trois généralement. La dernière vague de relance ayant été effectuée peu avant la journée débat à venir, il est attendu que de nombreux membres s’acquittent de leurs cotisations à cette occasion. Plusieurs se sont d’ores et déjà manifestés. 
Ces cotisations représentent 71% des recettes de l’année contre 72% en 2008. 
⇒ Il est important de continuer à mobiliser les membres pour qu’ils ne laissent pas s’accumuler une ou plusieurs années de retard, ce qui nécessite plus d’actions de relance (2 relances systématiques effectuées en cours d’année, et relances individuelles pour certains membres), et conduit à des confusions et à des montants parfois difficiles à acquitter pour certains membres. 
Il est en conséquence fait un appel aux adhérents suivants pour régularisation de leur situation : 
58 membres seniors et 2 juniors en retard de l’année en cours, 
14 membres en retard pour l’année en cours et la précédente (montant dû 160 Euros) :
ALVERGNE
AYACHE
BARBIER
CHOMBERT DE LAUWE 
CORNU
COUTE
FOLTZ
FOURNIER
JOSSE
MASSEIN
MERCERON
RICOU
SAULIERE
SOURIAU
 ➢ 6 membres en retard de 3 années (2006-2008, montant dû 240 Euros)
CAMPO DE MONTAUZON
LESTANG
CONAN
LEBIGOT
PAGES
CASALONGA
LACOTE
2 membres en retard de 4 années (2006-2009, montant dû 320 Euros ; 1 année de « remise de dette » à faire valoir – décision AG 2003) : 
FOLLEA
GOUFAN
1 membre en retard de 5 années 
NEZHA NHARI
Les radiations sont traditionnellement proposées au bout de 4 à 5 ans de retard. En l’absence de nouvelles de leur part, il est proposé de radier un membre,
NEZHA NHARI 

 

ÉVOLUTION DES POSTES DE DÉPENSE

 

Journée d’étude 7 septembre 2007

 

Le bilan de la journée d’étude de 2007 est le suivant :
Recettes (participation aux frais pour un déjeuner sur place) : 1905,00   €
Dépenses (traiteur, frais intervenants…) : 2659,00   €
Soit un Solde déficitaire de - 754 €
19% des recettes annuelles (16% en 2008)
24 % des dépenses (21% en 2008).
⇒ Sur plusieurs années, on a pu constater que les situations varient (salle gratuite ou payante ; stagiaire ou non) mais qu’un des facteurs importants dans le déficit structurel de cette journée tient à la participation, et à notre capacité à bien adapter le coût du traiteur à cette participation, donc à anticiper sur la participation réelle. Il est donc rappelé à tous qu’il est préférable de s’inscrire en avance à la journée – et encore plus préférable de régler également en avance pour faciliter les comptes. 
⇒ au vu des années antérieures et en considérant les postes classiques, dont celui d’un stagiaire (et ou d’un consultant) pour préparer la journée puis établir les actes, il est recommandé d’envisager un déficit allant de 2500 à 3500 €.
 

Dîners débats 

 

Un seul diner débat a lieu cette année au contraire des années précédentes. 
Dîners débats
Cette année, le dîner parisien a rassemblé 34 personnes. Le déficit est limité (-320 €). Il est recommandé de revenir à l’avenir à la formule « 2 dîners » , l’un à Paris, l’autre décentralisé, en visant un déficit global de 1000€. 
 

Communication et représentation de l’AdP à l’extérieur  

 
Ce poste comprend des dépenses récurrentes :
La cotisation à l’ISTED, fixée à 1000 Euros depuis 2007, qui scelle la relation fondatrice entre l’ISTED et l’AdP ;
Le renouvellement du nom de domaine (asso.adp.fr), assuré par Philippe Martinet, notre webmestre, qui assure la visibilité de l’association sur internet à travers un site régulièrement visité et alimenté (voir Rapport moral) : il faut noter que la facture correspondante n’a pas été envoyée cette année, tout comme les années passées. 
La visibilité de l’association passe aussi par des frais de représentation/participation à des événements thématiques et sectoriels importants. 
⇒ Le choix des manifestations et des membres susceptibles d’être partiellement mis en charge doit faire l’objet d’une décision en bureau.
⇒ Etant donné la marge financière actuelle, il est proposé de continuer ces prises en charge, tout en les plafonnant dans des limites raisonnables, de l’ordre de 1000 €.
En 2009, la synthèse et la traduction des actes de la journée a été une nouvelle fois confiée à deux consultant. Ces deux prestations s’élèvent à 1266 euros. Ce poste est à reporter pour l’année budgétaire à venir.
Parmi les projets également évoqués à plusieurs reprises durant les réunions de l’AdP, figurait l’amélioration et le développement du site internet.
Cette action a été menée sous la houlette de Philippe Martinet avec le soutien de Florian Marchadour et avec le concours technique de l’entreprise Wadu. Cette action a été le poste de dépense le plus important de l’association en 2009 : 4305,60€.

Fonctionnement du bureau  

 
Le fonctionnement du bureau était jusqu’à présent quasi négligeable en % des dépenses annuelles. Il pèse cette année 3% des dépenses :
- des membres du bureau se sont réunis à plusieurs reprises en dehors des réunions mensuelles (gestion du site, jeunes pro) : les déjeuners ont été pris en charge
- pour le bon fonctionnement du Secrétariat, quelques logiciels et petits matériels ont été remboursés à Françoise Reynaud et Aurélie Jehanno
⇒ Il est à noter que les seuls frais bancaires indiqués (14 €) sont dus à l’encaissement d’un chèque étranger. 
Les frais liés à la gestion des SICAV (exonérées de droit de garde) sont automatiquement déduits des bénéfices, eux-mêmes revalorisés. La Banque nous adresse un unique relevé annuel, où ne figurent pas les bénéfices, mais la valorisation globale du portefeuille.
 

BILAN FINANCIER ET PERSPECTIVES

 

Un déficit sain en 2009, une assise financière solide

 

Pour la deuxième fois depuis 5 ans et plus, l’exercice se clôt sur un solde déficitaire de – 1183,48 €. L’année 2006 était à peine à l’équilibre, du fait d’une année spécialement faible en rentrées de cotisations. En 2007 et les années précédentes, le bénéfice dépassait nettement les 2000 Euros.
Cette situation tenait à une activité « de routine » (journée et dîner), de fait largement compensée par les cotisations, même une faible « faible en cotisation » comme 2006. 
Cette accumulation de bénéfices n’était pas « normale » pour une association. C’est pourquoi ce déficit n’est pas du tout problématique : il témoigne  
- de grosses dépenses qu’il était nécessaire d’engager (non récurrentes) ;
- d’une amélioration des outils de fonctionnement (logiciels, etc.) et du travail en bureau 
- d’une politique de plus grande visibilité de l’AdP à travers la présence à quelques manifestations choisies.
Par ailleurs, avec un meilleur recouvrement des cotisations, les comptes de l’association auraient pu finir avec un solde positif à l’AG 2009. 
L’assise financière de l’association reste tout à fait saine et permet d’envisager à moyen terme des années légèrement déficitaires et des années à l’équilibre.
Elle se compose de :
- compte courant : près de 16 000 € (14  000 en 2007) ;
- SICAV : plus de 5 700 €, qui se valorise chaque année à hauteur de 1 à 3% (manque de lisibilité sur les plus values annuelles)
- soit un total de près de 22 000 €. 
⇒ A propos des SICAV, qui évoluent faiblement, il pourrait aussi être envisagé de les transformer en livret A, plus rémunérateur. Cela donnerait une marge supplémentaire affectable à l’amélioration de nos actions. 
Voir ci après : « bilan de l’exercice » :
⇒ Il faut noter qu’il ne s’agit pas à proprement parler d’un bilan financier, qui reste un exercice à mener, de même que la traduction de cette photographie des entrées/sorties en un compte de résultat plus conforme aux règles de l’art … 
Ces formats ne sont pas absolument nécessaires étant donné notre fonctionnement, sans subventions publiques ni imposition. Les modèles que j’ai pu consulter, même simplifiés pour s’adapter aux rubriques classiquement utilisées par des associations, restent difficiles à remplir pour des novices de la comptabilité. 
Ils permettraient toutefois de passer – ce qui était mon souhait depuis longtemps, mais que je n’ai pas eu la disponibilité ni la compétence de mettre en œuvre – d’une gestion quelque peu artisanale à une gestion plus professionnelle d’une association qui grossit et a vocation à rayonner plus encore.  
Bilan de l’exercice 2009 (sept. 08 – août 09)
 

Budget prévisionnel

 

Les hypothèses retenues pour établir des perspectives sur l’évolution financière de l’activité d’AdP sont grossières : elles tiennent compte des tendances observées sur les années précédentes, et pointent sur quelques postes qui sont amenés à évoluer ou qu’il convient de provisionner à l’avenir. 
Ce budget prévisionnel n’est donc qu’une simulation très approximative, qu’il faudra affiner et nourrir par des projets concrets
Ces hypothèses conduisent à proposer pour 2010 un budget légèrement déficitaire permettant à l’association de :
- continuer à faire venir aux événements AdP des étudiants et des participants nombreux, à Paris et en province, en sachant mobiliser des intervenants extérieurs
- se montrer (participant, intervenant) dans des manifestations adaptées à la nature de notre association
- améliorer la lisibilité d’AdP à travers le site ou d’autres supports, ainsi que la valorisation des travaux de ses membres, en particulier des JP ; 
- se réserver la possibilité d’engager de nouvelles actions visant à améliorer les services rendus aux  membres de l’association. 
 
Cotisations : 
- Même niveau de revenus / apuration des impayés ; bonne situation sur l’année en cours ; 
- évolution sur le même rythme du nombre de nouveaux membres (+15)
 
Journée : 
- Participation : 100 personnes, 50% AdP et étudiants / 50% autres
- Traiteur : même tarif
- Location salle (cf. 2006 à l’ENA, 800 Euros)
- Provisionner un stagiaire (gratification + prime de bon travail + remboursement carte orange et frais)
 
Dîners :
- 2 dîners ; participation renforcée à Paris
- Invitation d’un intervenant
- Déplacement pour l’intervenant
- Prise en charge de quelques étudiants (ISUR ou autre)
 
Communication/représentation
- Cotisation ISTED inchangée
- Provision pour action de Jeunes professionnelles (publication ou autre à définir)
- Provision pour action d’amélioration des services aux membres à définir
- Participations à des manifestations scientifiques ou autres d’intérêt notable pour l’association, à valider en bureau (qui, pour quoi)
 
Fonctionnement du bureau
- Petit matériel et papeterie (non récurrent, selon besoin : reçus, tampons encreurs, etc.)
- Frais de poste et Divers (réunions de travail) : même tendance
- Frais bancaires : frais sur chèque de C. Laurent, émis en Italie (hélas récurrent = 14 €) + frais de tenue de compte, jusqu’ici non prélevés par la Banque (pour mémo : cotisation « Jazz » pour association = 9€/mois)
- Réunions de bureau et 300 euros de chèques cadeaux pour remercier Philippe Martinet de ses bons et loyaux services pendant de nombreuses années en tant que webmestre.
 
Budget prévisionnel exercice 2010 (sept. 09 – août 10) 
 

Conclusion

 

Merci à Véronique d’avoir continué la trésorerie pendant la période de flottement où le poste est resté vacant. J’espère que la formule de binôme qui avait été trouvée pour l’organisation des dîners débat (suivi des inscriptions et logistique) pourra être renouvelée. Tous les volontaires sont les bienvenus. 

Fait à Paris, le 03/09/2009

La Trésorière par intérim,

Aurélie Jehanno